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移転チェックポイント

プランニングから引越しまでの「オフィス移転のスケジュール」を分かりやすくご紹介しています。また、移転にともなう手続きなどの業務をタイムスケジュールに沿って詳しくご説明しています。チェックリストの項目を確認しながら、移転のご準備をお進めください。

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移転手続き・引越し

移転日の決定

移転日は他のテナントの移転と重なったりしないよう、あらかじめオーナーと相談し、十分確認した上で決定しましょう。

各官庁への届け出

□法務局への届け出(移転後2週間以内に)
移転前の担当部署で手続きをします。移転のケースや移転先によって転出書類が異なるケースがあるので注意が必要です。
手続きは約1週間前後で終了します。特に本社移転の場合は「定款の変更」も必要になります。

□税務署への届け出
移転登記を済ませてから「登記簿謄本あるいは抄本」を添えて「納税地移転」の届出書を新・旧税務署へ遅滞なく提出します。その他「給与支払い事務移転の届け出(新・旧1カ月以内)」などが必要です。

□地方税事務所への届け出
地方税事務所へは「登記簿謄本」を添付して「事業開始等申告書」などを提出します。これらの書類は現在地と転出先の各地方税事務所へ提出します。ただし、東京23区内では転出先の地方税事務所へ提出するだけで済みます。

電話の移転

□電話の移転手続き
契約者名と移転先の住所が確認できる書類(登記簿謄本あるいは抄本)などを用意し、現在地と転出先の各電話局で手続きをします。電話の移転手続きは工事予定日の1カ月前までに受け付けしましょう。取り外しは移転終了後が良いでしょう。3〜4月は転居シーズンとなるため混雑が予想されます。この時期に移転する場合は、早めに申し込んでおきましょう。

□移転工事の費用の問い合わせ
使用する電話機の種類や回線の長さによって工事費が異なります。事前に電話局へお問い合わせください。

□電話番号の変更があるかの確認
現在の受け持ち電話局の区域外へ移転する場合は電話番号が変わります。また、区域内の移転の場合でも電話番号が変わることもあるので確認しましょう。

□電話の移転案内サービスの申し込み
電話移転(番号変更)の案内は無料です。一般的に変更後から3カ月間行われます。案内期間の延長も相談できます。必要な場合は、各電話会社に申し込みましょう。

□配線や設置場所についての打ち合わせ
ビジネスフォンやファクスなどのOA機器の設置場所は、事前に電話会社との打ち合わせが必要です。

□NTT以外の電話に加入している場合
NTT以外の電話会社と契約している場合も、NTT同様事前の連絡が必要です。

名刺や案内状のご準備も忘れずに

移転手続き・引越し

その他

□リース機器会社への手配
□自販機会社への手配
□新聞配達店の変更手続き
□社員の通勤定期券の変更手続き
□保険などの変更手続き
□郵便局への移転届け出(郵便物の転送手続きなど)

移転案内状・名刺

□移転住所の再確認
パンフレットに記載されている竣工前のビル住所(地番)と、完成後の住所が異なっていることが多いので十分な注意が必要です。必ず正しい住居表示を確認しましょう。

□発送日の決定
宛て名書きは担当者の直筆が良い場合もあるので、早めに作業の手配をしておきます。遅くとも移転日の4〜5日前までに先方に届くのが望ましいでしょう。

□名刺
移転前までに新しい名刺が刷り上がっているように移転案内状と並行して手配しましょう。

印刷物(販促物)の会社所在地表示など

必要なアイテムをリストアップして、一部差し替えで済むのか、新規制作が必要なのかを確認します。制作・印刷会社との打ち合わせやスケジュール表を作成しましょう。

表示変更が必要になるもの

□損害保険の加入
盗難・火災をはじめとして、様々な危険からオフィスを守るため、損害保険に加入しておくと良いようです。損害保険には火災・盗難・水ぬれ・物体の落下などによる破損や落雷など、その種類によってさまざまな対象範囲がありますので、最適なものを上手に選択します。また、オーナーによっては指定されるケースもあります。

引っ越し

□引っ越し
さあ、本番です。「オフィス移転のスケジュール」のSTEP5を確認して、各業者と綿密な打ち合わせを行ってください。

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