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ここ近年、作業の効率性やコストの面を考えて帳票類のペーパーレス化が推し進められています。一方で、帳票類を電子データにするにあたっては、「法的に有効なのか」「判子は必要なのか」「データの管理はどうしたらいいのか」など、疑問や不安があり「なかなか導入できない」という企業も多いようです。とはいえ、帳票類の取り扱いに関する制度が変化しているため、好むと好まざるに関わらず、柔軟な対応が求められているのも事実です。そこで今回は、電子化した帳票類の授受について理解を深めたいと思います。
毎月発生する請求書の発送業務を手間に感じたことはないでしょうか。これまではプリントアウトした原本を相手先へ郵送することが一般的でしたが、昨今は面倒な印刷、押印、封入、切手の貼付作業を電子化して業務の効率化やコストの削減を図る企業が増加傾向にあります。この背景にあるのは、2023年10月1日から実施される「インボイス制度」です。
これに伴い、請求業務はさらに煩雑になることが予想されており、その有効策と考えられているのが、請求書発行業務の電子化です。とはいえ、本格的な電子請求書発行システムを導入するには大掛かりな準備が必要ですので、ここでは請求書の電子化(PDF)に絞って解説します。

まず最初に「請求書をPDFで送付することについて法的な問題はないのか」という点について。単刀直入に言えば、何ら問題はありません。請求書の形態は、紙の郵送であれPDFのメール送信であれ、法律上も有効です。ただそれは"授受する双方の合意があること"が大前提。日本には判子や原本を紙で保存する文化が色濃く残っているため、双方の認識を一致させておく必要があります。
では、判子についての考え方ですが、請求書には社印を押すことが一般的です。ところが実は、社印の有無についても法的な義務はありません。ただ、社印がない書類は誰でも作成することができてしまうため、いざと言う時、その会社が発行した請求書であることの客観性を確保するためにも、社印はあった方がいいでしょう。
その際は「電子印鑑」が便利です。電子印鑑を作っておけば、請求書の作成データをプリントアウトして、社印を手押しした原本をスキャニングしてPDFデータを作成する、といった一連の手間をかけず、WordあるいはExcelで作成した請求書データに直接電子印鑑を貼り付けることが出来ます。ただしこの場合も、先方が電子印鑑を承認しているか否かの了承をとっておくことが必要です。
請求書のPDF化で最も大きなネックになるのが、相手先の電子データの管理体制です。これまでは、PDFデータで受け取った請求書やWebサイトからダウンロードした領収書などは、プリントアウトをして紙の書類と一緒に管理することが可能でした。ところが、コロナ禍によりテレワークが一般的となった時勢に合わせて、今年(2022年1月)、電子帳簿保存法が改正され「電子データで授受した電子取引書類はデータのまま保存しなければならない」ということになりました(義務化については2023年12月末まで猶予期間が設けられています)。
つまり、発行側の原本(請求書や領収書)が電子データの場合は、受け取った側も電子データのまま保存しなくてはならなくなったわけです。また、電子保存するにあたっては、取引の日付や取引先、さらには、金額等によって検索ができ、目的の書類をすぐに探し出せるよう管理することが求められます。
■国税庁「電子帳簿保存法一問一答」
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/07denshi/index.htm

以上のように、請求書のPDF化は双方の合意なくして実現できるものではありません。しかしながら、来年10月から実施されるインボイス制度により、手続きや処理が複雑化することは間違いなく、経理業務全般の電子化は自ずと加速していくことと思われます。そしてそう遠からず、請求書や領収書等は電子データでやり取りすることが当たり前になるはず。これからの1年はまさしくその助走期間と言えるでしょう。
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■記事公開日:2022/09/22
▼構成=編集部 ▼監修=清野裕司 ▼文=吉村高廣 ▼画像素材=AdobeStock

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