オフィス移転スケジュール

オフィス移転スケジュール

オフィス移転にかかる準備期間は規模などによって異なりますが、ここでは準備期間を約1年（12カ月前）として、移転担当が行う主なタスクを説明します。

移転担当者がおこなうオフィス移転の主なタスク

12～11カ月前　移転計画の立案

株式会社ＳＩ＆Ｃ様
（オフィス事例2025.05.28取材時）

オフィス移転は企業にとって大きなプロジェクトと言えます。移転にかかる作業をスムーズに進め、成功させるには、少人数の規模の企業でない限り、社内の意見のとりまとめや調整、実際の業務に携わる“移転プロジェクトチーム”を結成し、進めることがほとんどです。結成したプロジェクトチームが中心となって、現在入居しているオフィスの状況や問題点を把握し、移転の目的や移転先の新オフィスに求める条件などを明確化する「移転計画の立案」をおこないます。近年の移転目的としては、「働き方改革」や「採用強化」、「オフィス環境の改善」「拠点統合による効率化」など、オフィスを見直すことによって経営課題を解決に近づけるような目的が増えているようです。面積やコスト面、立地はもちろんですが、会議室や応接室の数、リフレッシュルームやＷＥＢ会議用の個人ブースを設けるかどうか、テレワークを取り入れるのかなど、どのように働きたいのか、改善すべき課題は何かといったことまで掘り下げて、移転の目的と条件を決めることが重要です。もう一つ、早い段階で確認すべきことは、入居中オフィスの契約書で解約予告時期を確認することです。契約期間内の解約や解約通知が遅れた場合、違約金が発生するケースがありますので、契約内容をよく確認する必要があります。また、入居中オフィスから退去する際は、借主が貸室内を入居時の状態に戻す義務（原状回復義務）が発生します。退去時のトラブルを防ぐためにも、原状回復の内容や明け渡し期限、工事費用、指定業者の有無などを忘れずに確認しましょう。

～8カ月前　物件選定・契約

新オフィスの物件選定にあたっては、移転プロジェクトチームを中心に立案した「移転計画」を基に、新オフィスに求める要件をまとめ、物件情報を収集することから始めます。オフィス専門の仲介業者に依頼すれば、一般に公開されていない物件や新築ビル、これから竣工する予定の物件、予算に合う物件など、幅広い条件で物件情報を収集することができます。実際に物件を内覧するときは、経営層だけでなく、プロジェクトメンバーなど、なるべく多くの社員が参加できるとよいでしょう。建物や貸室内の設備はもちろん、駅からの距離や周辺環境など、より多くの目線でチェックすることができ、移転後の社員満足度の向上にもつながります。最終的に候補物件が決まったら、申込書を提出し、条件交渉や契約開始日の調整など、詳細部分の確認をおこなっていきます。主に仲介業者がオーナーとの交渉にあたりますので、要望や懸念事項などはしっかり伝えましょう。交渉が成立したら、重要事項の説明を受け、契約締結となります。

～6カ月前　現在入居しているオフィスの解約

移転先のオフィスが決定したら、現在入居中のオフィスの契約書に基づいて解約手続きをおこないます。普通借家契約の場合、一般的には契約終了の6カ月前までに貸主に対して書面で通知します。契約期間内に解約する場合や解約通知が遅れた場合などは、違約金が発生するケースがありますので、余分なコストがかからないよう、スケジュールをしっかり調整しましょう。あわせて、原状回復工事の打ち合せ、見積、発注をおこないます。

～3カ月前　新オフィスのレイアウト・設計

株式会社エイチ・アンド・エス様
（オフィス事例2024.11.29取材時）

オフィス移転はオフィスの問題点を解決できる絶好の機会です。移転計画で立案した「移転の目的」を達成できるように設計することはもちろんですが、各部門の業務内容や効率、コミュニケーション、社員一人ひとりの働きやすさなどを意識した快適なオフィス環境を作ることも大切です。新オフィスのレイアウト作成や内装工事、什器備品調達、通信等各種工事、引越し業者などを選定する際は、それぞれ個別の業者に依頼するのか、すべてをワンストップでおこなえる業者に依頼するかでコスト面も時間も異なりますが、コスト面だけでなく、作業や工事内容、スケジュール、フォロー体制などを比較して、自社のニーズにあった業者を選び、発注しましょう。レイアウト設計の進め方は、新オフィスの平面図に執務室（デスク、キャビネット、プリンタなどを配置）、会議室、応接室、リフレッシュスペースなど必要なスペースを配置し、動線や照明、空調の位置を決めていきます。（照明や空調が固定されている場合は、それらの位置から配置を決めたほうがよいでしょう。）近年は、フリーアドレスの導入、ＷＥＢ会議や集中作業時に使用できる個人ブースを設ける企業も増えています。

～移転月まで　新オフィスの工事・移転準備

レイアウト設計に沿って新オフィスの各種工事を開始します。フェーズに応じて業者を分けている場合は、引越し業者の選定、見積、発注をおこなってください。移転に向けた社内用マニュアルを作成、スケジュールなどを社内で共有して、移転準備を進めます。不要になったものを適切に廃棄処分する準備も必要です。名刺や封筒などの備品、挨拶状、ホームページの修正、通勤手当、従業員証明書の変更手配、関係官庁への届出など細かな業務を滞りなくおこなっていきます。

移転月以降　新オフィスの運用開始・退去オフィスの原状回復

新オフィスへの移転が完了しました。移転後に必要な関係官庁への届出を速やかにおこないます。退去したオフィスの原状回復工事の進捗、工事完了を確認し、貸室を明け渡した後に鍵の返還、預託金の返還手続きをおこないます。

オフィス移転を成功させるためのポイント

オフィス移転を成功させるには、「移転計画の立案」が重要です。移転プロジェクトチームを結成し、移転計画を立案することで、移転の目的を明確化し、現在のオフィスの問題点を洗い出すことができます。予算やスケジュール感をしっかり計画し共有することも大事ですが、社員の意見を広く取り入れながら新オフィスに求める条件を設定し、複数の候補ビルを比較して最適な物件を選ぶことができれば、社員のモチベーションが上がり、生産性の向上につながるでしょう。一人ひとりが活き活きと働く環境は魅力的な企業として採用面でも強みになるはずです。

現オフィスの契約内容を正確に把握する

移転時に確認する契約書の内容は、【解約予告時期に関する条文】、【敷金・保証金の返還に関する条文】【期間内解約に関する条文】【明け渡し・原状回復に関する条文】です。普通借家契約の解約予告は通常、期間満了の6カ月前までに書面で通知するものですが、契約期間内の解約について明記されている場合はその条件を確認します。契約時に預け入れた敷金・保証金などの預託金の返還に関しては、控除の内容、返還額、返還時期を確認します。明け渡し・原状回復については、原状回復の範囲や期限、工事費用の負担、指定業者の有無を確認しましょう。

信頼できる移転関連業者を選定する

オフィス移転にかかる業務をスムーズに進めるためには、物件情報と仲介実績が豊富なオフィス専門の仲介業者を選定し、物件情報や内装・各種工事業者などの情報を収集することが不可欠です。仲介業者を選定する際は、その業者の宅地建物取引業免許番号を確認することをおすすめします。この免許は、事業展開の規模により2種類に分けられており、【国土交通大臣免許】は、2カ所以上の都道府県に宅地建物取引業を営む事務所を設置して業務をおこなっている場合に必要な免許です。【都道府県知事免許】は、ひとつの都道府県に事務所を設置して業務をおこなっている場合に必要な免許です。複数の都道府県で事業展開していれば、一度に全国の物件情報を収集することが可能です。この免許の有効期限はどちらも5年間（平成7年4月以前は3年間）で、免許種類の後の（　）内の数字で免許の更新回数を表しています。（　）内の数字が大きいほど、長年の経験があり、より多くの情報と実績がある業者と考えてよいでしょう。

株式会社ＳＩ＆Ｃ様

2025年2月に本社機能を中央区勝どきから港区浜松町の世界貿易センタービルディング南館へ移転。「第三の創業期ともいえる大きな節目を迎え、新たなスタートを象徴する新天地から未来へ向けた挑戦を始めたいという機運の高まりと、部門間の交流や情報共有がスムーズに行える“部門を超えた連携”が自然と生まれるような環境が必要だと感じていた」と、新オフィス移転の背景と思いを語ってくださいました。
https://www.e-miki.com/key-press/tanbou/sic.html

株式会社エイチ・アイ・エス様

2024年7月、2部門の機能向上を視野に入れ、都内の複数に分散していた各事業部門を新宿アイランドタワーに集約。「旅行業界はコロナ禍で打撃を受けたため、無尽蔵にオフィスへの投資はできないが、分散している各事業部門を集約し、効率的な営業活動をおこなうため、コストを抑えつつワンフロアに最低500人が勤務できるオフィスを新宿で探していた」と、ご担当者様はおっしゃいます。
https://www.e-miki.com/key-press/tanbou/his.html

小松ウオール工業株式会社様

2023年、名古屋駅前のミッドランドスクエアに実際に社員が働いているオフィスをショールームとして公開するスタイルのライブオフィス“Show Move Hub Nagoya”をオープン。「お客様にとっては製品の利便性や効率性を体感しやすく、新しい働き方やオフィスレイアウトを具体的にイメージしやすいメリットがある一方、常にお客様を意識しなければならない社員のストレスを軽減できるよう努めました」と、ご担当者様に新感覚のオフィス作りへの思いをお話しいただきました。
https://www.e-miki.com/key-press/tanbou/post_323.html

会社の大きな節目、部門間を超えた連携の必要性、コストを抑えつつ複数の事業部門を集約し、効率的な営業活動をおこないたい、お客様が出入りするショールームを兼ねたオフィスを構えたい、規模・利便性・給排水機能が必須条件・・・など、オフィス移転における企業様の希望やご条件はさまざまです。三鬼商事は豊富な物件情報と実績、提案力でお客様のご移転を成功に導くサポートをおこないます。

オフィス移転のチェックリストはありますか？

三鬼商事のホームページでは、「オフィス移転のためのチェックポイント」をご用意しています。「オフィス移転のためのチェックポイント」は、移転計画の立案から、ご入居中ビルの退去時の注意点、新オフィスの選定で確認すべきこと、候補物件を比較する方法、借室申込書の提出・契約書の確認方法、新オフィスのレイアウト設計から引越しまでの流れをまとめています。オフィス移転担当者様のマニュアルとしてご活用ください。