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ビジネス関連のWEBサイトを眺めていると「長文メールは嫌われる」とか「仕事ができない人ほどメールが長い」といった記事を見かけます。メールが長くなるのは、伝えたいことを端的にまとめるスキルがないからで、そうした人は会話をしていてもまわりくどくてイライラするなど、踏んだり蹴ったりの言われようです。そこで今回は、ソフトバンクの孫正義社長も社内メールで実践している「三行メール」の実用性をご紹介します。「どうもメールが長くなりがち」という自覚がある方は、ぜひ参考にしてください。

もともと三行メールとは、英語が苦手な日本人が英文でビジネスメールを書く場合に、相手に伝えるべきポイントを三行内に絞り込んだ簡素なメールのことだそうです。無理をして長文を書こうとしても、時間がかかるばかりか内容まで迷走してしまう。それならば、必要最低限に情報を絞り込んで、最小限の言葉で目的だけを的確に伝えようという合理性を追求したメールのカタチです。

それが今では、日本人同士のやり取りにも応用されるようになり、一部のビジネスマンの間で定着しているわけです。ただ一方で、「ビジネスマナーの面ではどうか？」と疑問視する人もいます。例えば下記の例文をご覧ください。メールの内容は『パートナー企業からのミーティング日時見直しの申し入れ』です。

件名：打ち合わせ日時変更のお願い
本文：〇月〇日10時に予定していた打ち合わせを、
　　　〇月〇日15時に変更させていただきたいと思います。
　　　ご検討ください。宜しくお願い致します。

この文末には発信者の氏名・会社名・住所・連絡先などの定型サインが入っています。しかしながら、ビジネスシーンで多用される「お世話になっております」といった常套句や、変更要請をするに至った理由等は一切記されていません。

さて、もし皆さんが、こうしたリスケ依頼の三行メールを受け取ったら、どんな気持ちになるでしょう？
素っ気なさを感じたり、「理由くらい説明しろよ」と腹立たしい気持ちになる方も少なからずいるはずです。ただ、よくよく考えてみれば、その理由を知ったところでどうなるわけではありませんし、先方は会ったときに事情を説明しようと考えているのかも知れません。反射的に書き始めてしまう常套句についても心からの言葉ではないことは、あなた自身が分かっているはずです。また、決定事項を一方的に通達しているわけではなく相手に検討する余地も与えています。そのように突き詰めて考えると、ビジネスマナー云々はともかくとして、「目的を伝える」というメール本来の使命は十分に果たしているようにも思います。